Huishoudelijk reglement Stichting Voedselbank Steunpunt Diemen

De SVSD is opgericht op 21 augustus 2009 te Diemen.

De SVSD is bij de Kamer van Koophandel geregistreerd onder nummer 34355278

De SVSD is door de belastingdienst aangemerkt als Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI)

Het Uitgiftepunt bevindt zich op de Landlust 1, 1111 HP Diemen
Geopend op de vrijdagmiddag van 14.00 uur tot 16.00 uur

Taken en werkzaamheden SVSD
Intake
Uitgifte
Genereren voedselvoorraad
Vrijwilligersbeleid
Cliëntenbeleid

Intake:
Een intakemedewerker(ster) dient zich met kennis van zaken te kunnen buigen over de problematiek van een eventuele cliënt(e), te adviseren en verwijzen naar een eventuele andere hulpverlener. Er wordt van de intakemedewerker(ster) verwacht aan cursussen deel te nemen, zodoende zich constant te laten informeren rond dit onderwerp. Bij een intake-gesprek zullen altijd twee medewerkers aanwezig zijn. Na een intake-gesprek zal de hoofdcoördinator de casus vernemen en, indien nodig, zijn/haar advies uitspreken. De uitspraak van de hoofdcoördinator is bindend.

De hoofdintaker(ster) houdt (voorlopig) het digitale bestand bij en voert nieuwe cliënten in en laat andere cliënten uitstromen. De hoofdintaker initieert de intakevergaderingen. Deze worden regelmatig gehouden , zeker een keer in het half jaar. Dan worden alle gevallen doorgesproken en er wordt besloten tot vervolgstappen.

De hoofdintaker(ster) bezoekt, indien gewenst, het hoofdcoördinatoren overleg te Amsterdam.

Alvorens een cliënt aangenomen wordt dient hij/zij zich te melden met recente betalingsoverzichten, zoals bewijsstukken van het inkomen, de uitgaven en de eventuele schuldenlast , om te kunnen controleren of er sprake is van de gewenste criteria. Een identiteitsbewijs (paspoort, rijbewijs of identiteitskaart) dient men te overleggen. Is dit het eerste gesprek niet mogelijk dan dient dit het volgende gesprek te gebeuren. Bij dit eerste gesprek, als men is aangenomen als cliënt, dient men uitleg te krijgen van de werkwijze van de SVSD en men ontvangt enkele zaken op schrift.

Met enige regelmaat wordt de cliënt opgeroepen voor een herintake-gesprek. Deze afspraak krijgt men enige tijd van tevoren, mondeling of schriftelijk. De cliënt dient zich aan deze afspraak te houden. Indien deze afspraak niet gehouden wordt en er is geen plausibele reden voor het niet komen opdagen, is de SVSD gerechtigd een einde te maken aan de voedselvoorziening. Bij een herintakegesprek zal worden opgetekend welke stappen er wenselijk zijn in het te volgen traject. Wenselijk zou zijn een document aan te leggen teneinde een totaal overzicht te hebben van de gehele situatie, zoals bv de huisarts etc.

Uitgifte:
Het basispakket wordt verkregen vanuit Amsterdam. Deze basisvoorziening wordt uit Amsterdam opgehaald op de dag van de uitgifte door twee vrijwilligers. Eventueel kan deze basisvoorraad gebracht worden door Amsterdam, indien er geen vervoermiddel beschikbaar is. In de toekomst zal er misschien een ander samenwerkingsverband zijn (subsidie) waardoor de goederen voortaan gebracht zullen worden.

De basisaanvoer wordt door 4 a 5 vrijwilligers, samen met de artikelen van ons UP zelf, verdeeld over de aanwezige pakketten. Rood is voor eenpersoonshuishoudens en blauw voor meer persoonshuishoudens. De artikelen, die wij zelf in het pakket stoppen, komen van allerlei acties of kopen wij zelf, indien nodig. Wij zullen geen voedsel verstrekken die de THT data voorbij zijn. Mochten wij dit ontvangen uit Amsterdam, dan geven wij alleen uit indien er een begeleidend schrijven bijzit waar de oorzaak van het overschrijden toelicht. Tevens verstrekken wij deze informatie aan de cliënten

Bij binnen komst op de uitgifte dag dient men zich te melden bij de receptie, daar wordt een rood of een blauw kaartje afgegeven. Met dit kaartje kan men zich melden in de uitgifte ruimte. De receptie tekent de namen bij, bij twee keer niet op komen dagen zonder afmelden, wordt men verplicht uit te stromen en weer een nieuw intakegesprek aan te vragen.

Voedselproducten, die aan de zijlijn opgesteld zijn, kunnen naar believen door de cliënten meegenomen worden. Pakketten, die overblijven, worden onttakeld teneinde de houdbare producten te scheiden van de niet houdbare. Deze producten worden in het magazijn terug geplaatst. Er kan besloten worden de overgebleven pakketten uit te delen aan de net-niet cliënten. Deze beslissing is aan hoofdcoördinator.

Eens in de zoveel tijd zal de voorraad gecontroleerd moeten worden op de THT-data. Deze actie wordt geïnitieerd door de dagelijkse leiding. Hij/Zij zal mensen uitzoeken en een dag uitzoeken. Voedsel, dat over tijd is, wordt vernietigd.

Genereren voedselvoorraad:
Zoals eerder benoemd, komt de basisvoorraad uit Amsterdam. Dit varieert per week. De basispakketten worden door het SVSD zelf aangevuld. Deze goederen worden verkregen door actie: winkelacties, scholenacties, kerkelijke acties etc:

Een winkelactie wordt van te voren belegd en voorbereid. Alle plichtplegingen, zoals toestemming vragen van winkelverenigingen en overheid, worden van te voren gedaan.

Wij zorgen dat de actie zo netjes en efficiënt mogelijk zullen verlopen. De opbrengst wordt uitgesorteerd door de dagelijkse leiding. De schoolacties worden voorbereid door de dagelijkse leiding en afgerond. Er volgt een bedankje, op welke manier dan ook.

Als er serieus sprake is van een voedsel tekort of een tekort van een bepaald product, dan zal de SVSD uit eigen middelen de gewenste producten aankopen. Dit wordt bekostigd uit het SVSD budget.

Een apart onderwerp in deze is de noodvoorziening. Wij maken een keer in de maand drie of vier noodrantsoenen. Deze noodpakketten zijn in principe voor acute noodgevallen, die niet de uitgiftedag kunnen afwachten. Deze noodrantsoenen moeten voldoen aan de schijf van vijf, eventueel aangevuld met een bon voor vleesverstrekking. Alle producten van dit pakket zijn houdbaar en gezond.

Wij als voedselbank worden zullen er zorg voor dragen dat er zoveel mogelijk bronnen worden aangeboord teneinde voedsel te verkrijgen en we zullen eventuele leveranciers proactief benaderen.

Vrijwilligersbeleid:
Wij werken volgens een rooster. Een maand van tevoren wordt dit rooster gemaakt. Als men op het rooster staat ingedeeld, wordt er verwacht dat men op komt dagen. Kan men door welke reden niet komen, wordt er verzocht zelf voor vervanging te zorgen. Er is altijd een lijst van eventuele vervanging op de roosters aanwezig. Een nieuwe vrijwilliger wordt door een bestuurslid geïnterviewd om het interessegebied in kaart te brengen. Zijn/haar gegevens worden opgetekend.

Ook worden er van een vrijwilliger gegevens genoteerd in geval van nood. Deze gegevens bevinden zich bij de administratiebalie. Een vrijwilliger wordt geacht een privacy verklaring te ondertekenen.

Eens in de drie, vier maanden wordt een vrijwilligersavond georganiseerd. Dit om vinger aan de pols te houden wat er onder de vrijwilligers leeft en de meningen te polsen. Ook is een vrijwilligersavond zeer geschikt om nieuwe beleidslijnen uit te zetten. Uiteraard zijn alle vrijwilligers, die tijdens de uitgiftetijd werk verrichten, verzekerd.

De inpakkers komen zo’n anderhalf uur van te voren. Uit praktische redenen wordt het voedsel niet eerder uitgegeven dan twee uur.

Dit geeft de inpakkers de benodigde tijd zorgvuldig in te pakken. De inpakkers delen tevens de pakketten uit aan de cliënten op vertoon van het blauwe of rode kaartje. Bij gerede twijfel kan men zich vervoegen naar de administratietafel of iemand van de dagelijkse leiding en daar eventuele vragen neerleggen. Men moet er op toezien dat de pakketten zonder problemen naar de desbetreffende klant gaat. Er mag onderling geruild worden doch het UP heeft geen winkelfunctie.

De inpak ruimte dient netjes achter te worden gelaten. Afval wordt verzameld en aan de gemeente aangeboden.

Het UP moet elke week gestofzuigd worden en eens in de zoveel tijd worden gedweild.

De gastvrouw dient de cliënten en anderen een consumptie aan te bieden en er voor te zorgen dat er een gezellige sfeer hangt.. Ook mag men van een gastvrouw verwachten dat de vaat verzorgd wordt achtergelaten en de spullen worden opgeruimd. Tevens is het wenselijk dat een gastvrouw de huishoudelijke voorraad in de gaten houdt en meldt als er wat ontbreekt teneinde koffie en thee te kunnen blijven schenken. Eventueel zou hij/zij kunnen stofzuigen. De vieze was kan bij toerbeurt worden meegenomen.

De bezorgers van de pakketten aan minder valide- of invalide cliënten komen hun pakket halen in het UP en brengen deze naar hun klant. Als de klant niet thuis is, dan wordt hierop geanticipeerd. In overleg wordt hier een oplossing voor gezocht.

Ook is het heel zinvol deze bezorgers een taak te geven in het bewaken van het welzijn van de cliënten, waar een pakket bezorgd wordt. Als het niet goed gaat met deze klant dan moet hier melding van gemaakt worden. Dit om eventueel hulp in te kunnen schakelen of er een maatje aan te koppelen.

Men is gerechtigd een vergoeding te vragen voor eventuele gemaakte kosten.

De intakers : zie boven.
De cliëntenadministratie zit op een plek in de ontvangstruimte. Deze persoon geeft de rode en blauwe kaartjes af en houdt de cliëntenadministratie bij. Hij/zij ontvangt nieuwe cliënten en geeft dit door aan de intake. Ook is hij/zij verantwoordelijk voor het bij houden en doormelden van de no-showers. De uitnodigingen voor een her-intake gaan ook via de cliëntenadministratie.

De verjaardagsverwilliger(ster) zorgt voor een verjaardagskaart aan de alleenstaande cliënten. Hij/zij krijgt regelmatig een recent overzicht van deze groep.

Een aparte groep vrijwilligers betreft de Maatjes. Deze groep vrijwilligers werkt als intermediair teneinde zoveel uitstroom te bevorderen als mogelijk is. Het is wenselijk deze vrijwilligers een cursus te doen volgen. Deze groep heeft een aparte vergaderagenda en een afwijkend takenpakket. Eens in de zoveel tijd komen de maatjes bij elkaar om de voortgang van dit project te bewaken. Net zoals de andere vrijwilligers wordt er van de maatjes verwacht een privacy verklaring te tekenen. Er wordt gestreefd naar zo veel mogelijke samenwerking met andere hulpverleners en hulpverlening in de vrijwilligerssector.

Clientenbeleid:
Elke cliënt van onze voedselbank mag er van uit gaan dat zijn/haar belangen, zo goed als mogelijk is, worden behartigd. De privacy zal worden gewaarborgd. Er wordt toestemming gevraagd om privégegevens door te geven en te gebruiken. Wij zullen er naar streven, zoveel als mogelijk is ,uitstroom te bevorderen. Ook proberen wij, zoveel als mogelijk is, andere instanties in te schakelen. Doorverwijzing is een prioriteit. Als de cliënt een maatje wil, proberen wij daarin tegemoet te treden. Uitstroom is onze doelstelling en de norm ligt bij drie jaar. Als deze drie jaar voorbij zijn, betekent dit niet dat men automatisch uitstroomt. Ook dan wordt naar de situatie gekeken en een uitspraak gedaan. Wel wordt er van de cliënt verwacht dat hij/zij alles zal doen teneinde deze uitstroom te bereiken. Is er sprake van niet willen volgt automatisch uitstroom, niet kunnen betekent een herziening van de problemen die spelen.

Eens in de drie maanden zullen wij een cliëntenochtend organiseren om zoveel mogelijk informatie te bieden. Het primaat ligt bij de maatjes. Vanuit deze groep worden er onderwerpen aangedragen. Deze ochtenden beogen het geven van zoveel mogelijk informatie en eventueel het kunnen en willen ontdekken van eigen mogelijkheden.

Van onze cliënten verwachten wij het nakomen van de afspraken en bellen bij het niet nakomen van afspraken. Indien men zich hier niet aan houdt, zal hij/zij voortijdig uitstromen.

Bij klachten dient men zich te vervoegen naar de administratiebalie of bij de dagelijkse leiding.